Virtual Event - Sự kiện ảo là xu hướng tất yếu trong bối cảnh Covid-19?

   Nội dung bài viết:

      I. Virtual Event - Sự kiện ảo là gì?

      II. Những hình thức Virtual Event chính
 
      III. Các doanh nghiệp Việt nên triển khai như thế nào?

Thở phào nhẹ nhõm chưa được bao lâu thì Covid-19 đã quay lại với mức độ lây lan đáng báo động, các đơn vị tổ chức sự kiện trở nên thấp thỏm bởi những event theo kế hoạch sẽ diễn ra thì đành phải gián đoạn bởi dịch bệnh. Theo đó, trước dịch Covid-19 thì khái niệm “Virtual Event” hay còn gọi là sự kiện ảo còn lạ lẫm với đa số người Việt. Tuy nhiên, đây chính là công nghệ đã có từ lâu, được một số nhãn hàng nổi tiếng trên toàn cầu áp dụng như: Nuffic Neso, Amway, Sony,... Để giúp bạn tháo gỡ nỗi lo lắng này, hãy tham khảo hình thức quay video event thông qua Virtual Event mà Tròn gợi ý trong bài viết này nhé.

Virtual Event - Sự kiện ảo là gì?

Đây là một hình thức sự kiện trực tuyến mà khi đó mọi người sẽ tương tác với nhau bằng môi trường ảo, thay vì loại hình sự kiện truyền thống là gặp gỡ và giao lưu trực tiếp tại một địa điểm nào đó. Virtual Event là sự phối hợp bởi các nguồn dữ liệu và định dạng như: video, hình ảnh,... Thêm vào đó, “sự kiện ảo” cũng hạn chế sự tiếp xúc và những sự kiện tụ tập đông người.

Nguồn: Tourzy

Những hình thức Virtual Event chính

Thông thường, Virtual Event sẽ được phân chia thành hai hình thức chính. Thứ nhất, sự kiện phối hợp giữa ghi hình phát sóng trực tiếp và xen kẽ những nguồn tư liệu sẵn có: Livestream (phát trực tiếp) 70% và Recorded (đã ghi hình) 30%. Thứ hai, sự kiện được biên tập và ghi hình, sau đó phát sóng dưới hình thức Livestream (Recorded 100%).

Dựa vào tính chất, nội dung cần quảng bá mà doanh nghiệp sẽ linh hoạt chọn hình thức quay phim sự kiện phù hợp. Những sự kiện ảo thường tổ chức và truyền thông ở trên mạng xã hội, đặc biệt là hai nền tảng Facebook và Youtube.

Các doanh nghiệp Việt nên triển khai như thế nào?

Những event này có thể gồm những buổi thảo luận quy mô nhỏ đến những buổi hội thảo, hội nghị lớn với hàng nghìn người tham gia. Sau đây là một vài hình thức sự kiện thực tế ảo mà doanh nghiệp có thể cân nhắc thực hiện.

Đào tạo và các khoá học

Những hội thảo trên trang web (webinar), workshop, khóa học online là các dạng sự kiện cho những chủ đề phức tạp. Đây là hình thức event cung cấp kiến thức chuyên môn về một chủ đề cụ thể, một công cụ làm việc hoặc một bộ kỹ năng cần thiết.

Những sự kiện hướng dẫn, thủ thuật

Nếu doanh nghiệp đang có một sản phẩm/dịch vụ muốn truyền thông tin chi tiết hơn đến khách hàng, thì các Virtual Event với chủ đề Q&A, hướng dẫn, thủ thuật sẽ là sự lựa chọn lý tưởng. Đây là sự kiện được dùng để ra mắt sản phẩm mới, tiết lộ cách dùng sản phẩm và trả lời những câu hỏi thường gặp cho khách hàng.

Hội nghị và các show biểu diễn

Ngay cả những event có quy mô lớn cũng có thể triển khai sự kiện thực tế ảo, từ các buổi hội nghị cấp cao cho đến các show biểu diễn và live concerts. Hiện nay, có rất nhiều hội nghị được diễn ra 100% trên nền tảng trực tuyến, có phần giao lưu kết nối và những cuộc họp được tích hợp. Hơn nữa, trên thế giới cũng có những liveshow hoặc concerts của các ngôi sao cũng tổ chức theo hình thức này, chẳng hạn như: BlackPink, BTS, Lady Gaga,...

Các yếu tố tạo nên một Virtual Event thành công

Để quyết định được sự thành công của một Virtual Event, có khá nhiều yếu tố bên lề tác động mà bạn phải nắm chắc. Theo các chuyên gia, doanh nghiệp phải biết được 7 tiêu chí sau để giúp sự kiện của mình diễn ra thuận lợi và tạo hiệu ứng tích cực.

Có kế hoạch triển khai bài bản

Cho dù là sự kiện lớn hay nhỏ, mỗi hình thức đều nên tổ chức theo một kế hoạch bài bản và có chiến lược rõ ràng. Bạn nên xác định mục tiêu và chủ đề chính cho event, từ đó lên danh sách chi tiết những hạng mục cần triển khai.

Nguồn: Paragon Events

Theo đó, trước khi tổ chức sự kiện ảo, doanh nghiệp cần trả lời cho những câu hỏi như sau: Thông điệp muốn truyền bá là gì? Sự kiện nên ghi hình trước hay phát trực tiếp? Đối tượng mục tiêu hướng đến là ai? Những nền tảng nào được sử dụng để truyền thông? KPIs mà doanh nghiệp muốn đạt được là gì?

Sở hữu ekip vận hành chuyên nghiệp

Để đảm bảo sự kiện diễn ra xuyên suốt và hiệu quả cũng yêu cầu có ekip vận hành chuyên nghiệp. Theo đó, Virtual Event cần có đội ngũ bao gồm đạo diễn sân khấu, đạo diễn hình ảnh, đội ngũ nhân viên kiểm soát hiệu ứng sân khấu và sản xuất hình ảnh giả lập, đội ngũ nhân viên quay phim và chụp ảnh, cùng một số nhân sự ở các vị trí hậu cần.

Chọn thời điểm thích hợp

Đây là một việc quan trọng mà bạn nên chọn lựa thật kỹ càng. Trước lúc xác định được thời điểm, doanh nghiệp nên làm nghiên cứu nhỏ sau: đảm bảo không có những event cạnh tranh trực tiếp, sự kiện không diễn ra trong ngày lễ đặc biệt khiến lượng khán giả xem không nhiều. Bên cạnh đó, dành thời gian phân tích dữ liệu của nền tảng phát sóng để biết thời gian nào có lượng người truy cập ở mức cao nhất.

Chiến lược truyền thông có đầu tư

Trong thời đại công nghệ 4.0 với sự cạnh tranh gay gắt, nếu đã dày công chuẩn bị quay video sự kiện doanh nghiệp theo hình thức Virtual Event thì doanh nghiệp nên có chiến lược quảng bá tốt nhất có thể. Nên chọn một nội dung đang là trào lưu hoặc thuê một diễn giả nổi tiếng về chủ đề chính của sự kiện, hay dành ưu đãi cho người tham gia event để thu hút đối tượng mục tiêu mà bạn hướng đến.

Nguồn: Freeman

Đặc biệt, bạn hãy chia sẻ thông tin cụ thể về sự kiện qua email marketing và qua những nền tảng mạng xã hội. Đây là hạng mục công việc nên triển khai trước ngày sự kiện diễn ra từ 2-3 tuần và thực hiện liên tục cho đến ngày tổ chức event.

Lường trước các vấn đề trục trặc về mặt kỹ thuật

Một Virtual Event sẽ được phát sóng trên internet, thế nên đường truyền và tốc độ mạng chính là “xương sống” kỹ thuật cho toàn bộ chương trình. Bạn hãy kiểm tra và rà soát thật kỹ mọi vấn đề về đường truyền để sự kiện diễn ra suôn sẻ. Hơn nữa, chuẩn bị sẵn một số phương án dự phòng với tình huống bất ngờ hoặc file bị lỗi cũng là việc quan trọng. Cách tốt nhất là bạn nên có kế hoạch tập dợt cho sự kiện trước để sớm phát hiện ra các vấn đề gặp phải.

Có quy trình hướng dẫn người xem

Không phải ai khi tham gia Virtual Event cũng sành sỏi về công nghệ, thế nên bạn hãy soạn ra sẵn một bản hướng dẫn chi tiết hoặc có đội ngũ hỗ trợ người tham gia. Yếu tố này sẽ giúp sự kiện nâng tầm tính chuyên nghiệp và khán giả sẽ có cảm giác an tâm hơn.

Đừng quên tăng tính tương tác cho sự kiện

Đôi khi, khán giả sẽ rất dễ bị nhàm chán nếu như event chỉ tập trung vào chia sẻ của vị diễn giả. Nên tạo ra những câu hỏi, các tình huống để kích thích người tham gia tương tác trực tiếp cho sự kiện. Dù là quay phim sự kiện thu hình trước hay phát livestream, bạn đừng quên lồng ghép một vài minigame, câu hỏi dạng khảo sát để tăng thêm không khí cho sự kiện.

Nguồn: OnePiece Work

Nói tóm lại, để đảm bảo sự thành công khi quay video sự kiện doanh nghiệp thông qua hình thức Virtual Event, bạn hãy tham khảo những tiêu chí trên để chắt lọc và áp dụng vào sự kiện sắp tới của mình nhé.

Xem thêm:

TRÒN HOUSE